Varsling i Tiger karateklubb

Har du oppdaget kritikkverdige forhold ønsker vi at du sier ifra. Tiger karateklubb har utnevnt en saksansvarlig person for håndtering av varslinger. Varslingsrutinene er utarbeidet for å sikre en ryddig håndtering av de alvorlige sakene.
 
Alle om opplever uønskede hendelser eller kritikkverdige forhold, enten selv eller oppfatter at andre er utsatt, plikter å si ifra.  Det skal være trygt for deg å varsle og du skal være sikker på at saken følges opp.

  • Varsling om kritikkverdige

Alle medlemmer, foresatte, instruktører og ledere har rett og plikt til å varsle om kritikkverdige forhold.

Tiger karateklubb ønsker å videreutvikle en kultur der det er åpenhet for å ta opp kritikkverdige forhold samt diskutere og løse disse. Vi arbeider kontinuerlig for å ha gode rutiner for varsling og oppfølging. Klubben bygger på Norges Idrettsforbunds retningslinjer for varsling.

  • Hva er kritikkverdige forhold

Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover og forskrifter, interne retningslinjer eller etiske regler. 

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

Brudd på lover og forskrifter

Korrupsjon, tyveri, underslag, økonomiske misligheter

Maktmisbruk

Uønsket seksuell oppmerksomhet

Mobbing, trakassering, utfrysing

Handlinger som kan medføre fare for liv og helse

Brudd på interne rutiner

Brudd på taushetsplikt

Brudd på etiske normer

Forhold som et medlem mener er kritikkverdige utelukkende ut fra egen politisk eller etisk overbevisning er ikke omfattet av varslingsbestemmelsen.

Det samme gjelder uenighet eller motsetningsforhold mellom faglige og administrative forhold og beslutninger.

  • Hvordan skal kritikkverdige forhold varsles

Tiger karateklubb har utnevnt et styremedlem som saksansvarlig for varslingssaker. Fortrinnsvis skal varsling skje skriftlig til denne personen. Dersom det oppleves vanskelig kan varselet sendes styreleder, eller et annet styremedlem. Det er også mulig å varsle Norges Idrettsforbund når intern varsling er grundig forsøkt uten tilfredsstillende resultat.

Varsling kan skje anonymt dersom varsleren ønsker det, men dette er å betrakte som en nødløsning. Det skal være åpenhet og høyde for at varsling er ufarlig og positivt for å sikre forbedring.  Styret kan ikke forholde seg passivt til et anonymt varsel, men oppfølgingen kompliseres om det ikke gis mulighet til oppfølging direkte med den varsles om.

Den som varsler må ha et forsvarlig grunnlag for varslingen. Det avgjørende vil være hva medlemmet/den foresatte hadde rimelig grunn til å tro ut fra sin kompetanse og med de opplysninger som var tilgjengelige på varslingstidspunktet.

  • Intern varsling

Den som mottar varslingen har plikt til å ta forholdet opp på den måte og overfor de personer som saken naturlig involverer. Varslingsmottaker skal undersøke saken nærmere ved å stille nødvendige kontrollspørsmål, eksempelvis ha en samtale både med varsler og den det varsles om for å sikre at alle sider av saken blir belyst. I denne prosessen kan varslingsmottaker også kontakte andre. Varslingsmottaker skal utvise nødvendige hensyn for å hindre ryktespredning eller annen ulempe for den som varsler og den det varsles om.

Gjelder saken mer alvorlige kritikkverdige forhold bør den person som mottar varselet sørge for å dokumentere tid, sted, hvem som har varslet og hva saken dreier seg om.  Dokumentasjon er spesielt viktig i saker som kan resultere i ansvar for enkeltpersoner.  Den som har varslet bør i slike tilfeller attestere at dokumentasjonene gjengir det som de er varslet om på en riktig måte.

Den person som mottar varselet må vurdere om det skal opprettes en sak på grunnlag av varselet. Den det blir varslet om skal så snart som mulig gjøres kjent med varselet og med hvilke opplysninger som er gitt, slik at vedkommende får anledning til å komme med sin versjon av saken.   Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen.

Den som har varslet, skal ha beskjed om utfallet av varslingen.

Om saken oppfattes å gjelde lovbrudd vil varslingsmottaker alltid spørre politiet om råd før videre behandling av saken.

  • Ekstern varsler

Ekstern varsling via media bør kun skje etter at varsler har forsøkt intern varsling, evt. Norges Idrettsforbund, da muligheten for å påføre enkeltpersoner skade vanligvis er mye større enn ved intern varsling. Varslerens og den det varsles om sin identitet bør ikke være kjent av flere enn det som er absolutt nødvendig for den videre saksbehandlingen.

Det forutsettes at kritikkverdige forhold som varsles blir rettet opp så snart det er mulig. 

  • Forholdet til den som varsler

Den som varsler om kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte skal ikke utsettes for negative reaksjoner. Dette er styrets ansvar.

Den som varsler skal ha tilbakemelding om hva som blir gjort for å rette opp det som det blir varslet om eller hva som blir utfallet av saken.

  • Forholdet til den det varsles om dersom det gjelder en person

I de tilfeller varselet er knyttet til en person, skal denne gjøres kjent med hvilke opplysninger som er gitt.  Vedkommende skal ha en mulighet til å gi sin versjon av saken.

Konsekvensene av at vedkommende blir kjent med anklagene må imidlertid vurderes i forhold til for eksempel forspillelse av bevis, fare for gjengjeldelse m.m.

  • Informasjon om rutine for varsling

Varslingsrutinene skal være tilgjengelige på klubbens hjemmeside og gjøres kjent for alle instruktører og ledere.